Wieso brauchte es ein neues Fallführungssystem?
Damit der RVK noch agiler, effizienter und leistungsfähiger wird, wurde im Rahmen der Geschäftsentwicklung die Modernisierung der gesamten IT-Landschaft und insbesondere auch unserer Fallführung angestossen. Im Kontext der stetigen Weiterentwicklung der Digitalisierung und der sich verändernden Anforderungen und Bedürfnisse wurde das aktuelle Fallführungssystem – welches seit über zehn Jahren im Einsatz ist – durch die moderne, benutzungsfreundliche und zukunftsfähige Plattform CaseDoc abgelöst.
Wie sieht es hinsichtlich Datenschutz aus?
Die Einhaltung des neuen Datenschutzgesetzes (DSG) und der Ausführungsbestimmungen der Datenschutzverordnung (DSV) sowie der Verordnung über Datenschutzzertifizierungen (VDSZ), welche per 1. September 2023 in Kraft getreten sind, stellt ein wichtiges und zentrales Element der Anwendung dar. Die Datenhaltung befindet sich ausschliesslich in der Schweiz. Der Zugriff erfolgt über eine verschlüsselte Netzwerkverbindung und eine sichere Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Wie ist die Entwicklung verlaufen?
In den vergangenen Monaten wurde viel Zeit, Energie und Herzblut in die Entwicklung und die Überprüfung aller Prozesse der neuen Anwendung investiert. In den Wochen vor dem Go-live wurde CaseDoc nochmals auf Herz und Nieren geprüft, und kleinere Korrekturen und Optimierungen wurden umgesetzt. Unsere Devise für die Umstellung lautete: Wir wollen unseren Kundinnen und Kunden eine funktionsfähige und sichere Anwendung zur Verfügung stellen.
Wann erfolgte die Umstellung?
Die Umstellung auf CaseDoc ist ab Anfang September 2024 erfolgt. Um einen sicheren und reibungslosen Übergang zu gewährleisten, erfolgten die kundenspezifischen Implementierungen in mehreren, kurz aufeinander folgenden Etappen. Die Umstellung konnte in der zweiten Hälfte des Monats erfolgreich abgeschlossen werden.
Wie ist der Go-live verlaufen? Was waren die grössten Herausforderungen?
Wir haben uns alle sehr auf das neue Fallführungssystem gefreut. Trotz seriöser und umfangreicher Vorbereitung bleibt aber immer auch eine gewisse Spannung erhalten. Die wohl grösste Herausforderung war, rund 1000 externe und interne Benutzerinnen und Benutzer auf CaseDoc zu migrieren. Um genügend Zeit für die Umstellung zu gewähren, wurden vier Wochen vor dem Go-live die Informationen und Anweisungen bezüglich des neuen Log-ins sowie Schulungsvideos entlang der bewährten und etablierten Prozesse zur Verfügung gestellt. Die Fälle (Dossiers), die im bisherigen Fallführungssystem eröffnet wurden, müssen noch in dieser Anwendung abgeschlossen werden. Neue Fälle (Dossiers) werden ausschliesslich im CaseDoc eröffnet und verarbeitet. Dies bedeutet, dass die beiden Systeme während einer gewissen Zeit parallel betrieben werden müssen. Dies erhöht die Komplexität der Prozesse, ist aber zum Glück zeitlich befristet. Alles in allem können wir hinsichtlich der Umstellung auf CaseDoc eine durchaus positive Bilanz ziehen.
